Opinber skjalasöfn

Á 86. fundi byggaðrráðs sveitarfélagsins Skagafjarðar þann 28. febrúar 2024 var eftirfarandi bókað um mál 55/2024 til samráðs - Breyting á lögum um opinber skjalasöfn. Byggðarráð Skagafjarðar fagnar þeim breytingum á lögum um opinber skjalasöfn sem eru hér til kynningar. Byggðarráð telur að þessar breytingar séu jákvæð skref í átt að auknu jafnræði sveitarfélaga hvað varðar rekstur á opinberum skjalasöfnum. Tvö atriði mættu þó vera skýrari í lögunum. Í fyrsta lagi segir í 6. grein að gjaldskrár „... opinberra skjalasafna skulu miða við þann kostnað sem hlýst í rekstri skjalasafns af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni. Gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim þáttum sem þeim er ætlað að mæta að teknu tilliti til launa starfsfólks sem sinnir þjónustunni, sérstaks efniskostnaðar vegna þjónustunnar og eðlilegra afskrifta af þeim búnaði sem notaður er við veitingu þjónustunnar“. Hér þyrfti einnig að telja til kostnað vegna húsnæðis en rekstur varðveislurýmis er einn af stærstu kostnaðarliðum í rekstri skjalasafna. Í öðru lagi þarf að skýra hvað átt er við með þeirri meginreglu að „gögnum skuli skilað á því sniði sem þau urðu til á“. Gera má ráð fyrir að hér sé átt við að gögn sem verði til rafrænt sé skilað inn rafrænt og þá eftir þeim reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands hefur sett um þau skil, þ.e. í svokölluðum vörsluútgáfum. Það er þó einnig hægt að skilja þetta ákvæði svo að hægt sé að skila inn gögnum í margs konar rafrænu sniði. F.h. byggðarráðs Sigfús Ingi Sigfússon sveitarstjóri

Umsögn þessi er veitt fyrir hönd Félags héraðsskjalavarða á Íslandi og í umboði stjórnar félagsins. ----------------------------------------------- Í greinargerð með þeim frumvarpsdrögum sem nú liggja fyrir er í 5. tl. vísað til annarrar greinargerðar, þeirrar sem fylgdi frumvarpi því sem síðar varð að gildandi lögum um opinber skjalasöfn. Þar er lagt upp með það markmið að tryggja jafnræði sveitarfélaga sem annars vegar reka eða eru aðilar að rekstri héraðsskjalasafns og hins vegar þeirra sem gera það ekki og eru því skilaskyld til Þjóðskjalasafns Íslands. Í fyrirliggjandi greinargerð er lögð áhersla á að því sé ætlað að styðja enn frekar við þetta markmið. Félag héraðsskjalavarða á Íslandi tekur heilshugar undir mikilvægi þess að tryggja jafnræði sveitarfélaga hvað þennan þátt varðar og að sveitarfélögum sem ákveða að sinna langtímavörslu skjala af metnaði, með rekstri eigin héraðsskjalasafns eða aðkomu að slíkum rekstri, sé ekki refsað fyrir það. Fyrir þessu eru einföld sanngirnisrök, en að auki er það mat félagsins að tilvist héraðsskjalasafna um allt land sé gríðarlega mikilvægur þáttur í varðveislu gagna sem geta bæði verið mikilvæg fyrir persónulega hagsmuni og réttaröryggi íbúa landsins, og ekki síður fyrir skrásetningu sögu lands og þjóðar. Félagið vill þó ítreka það sem áður hefur komið fram af þess hálfu, að til að ná til fulls markmiðum um jafnræði og tryggja sem öruggasta skjalavörslu um land allt, sé skilvirkast og skynsamlegast að lögfesta skyldu allra sveitarfélaga til að vera aðili að héraðsskjalasafni. Þannig er skjalavarslan líka í bestu samræmi við þá stjórnarskrárbundnu meginreglu að landinu er skipt upp í sveitarfélög sem skulu sjálf ráða málefnum sínum. Félagið hefur áður sent menningar- og viðskiptaráðherra ítarlegar tillögur um hvernig slík löggjöf gæti litið út og röksemdir fyrir henni. Telur félagið að ráðuneytið ætti, fremur en að leggja fyrirliggjandi frumvarpsdrög fyrir Alþingi, að byggja nýtt frumvarp til breytinga á lögum um opinber skjalasöfn á þeim tillögum sem félagið hefur lagt fram, og eru meðfylgjandi umsögn þessari. Á fjölmennum félagsfundi Félags héraðsskjalavarða á Ísland nú í vikunni varð það niðurstaðan að leggja megináherslu á framangreint, en jafnframt var farið efnislega yfir ákvæði frumvarpsdraganna og fram komu ýmsar ábendingar og athugasemdir. Verður tæpt á nokkrum þeirra hér, en jafnframt munu einstakir héraðsskjalverðir, hver fyrir sig eða nokkrir saman, senda inn athugasemdir varðandi einstaka þætti. Félagið vill benda á að ákvæðið í a-lið 3. gr. þurfi að skýra betur. Sé greinargerðin lesin virðist ljóst að markmið ákvæðisins er að lögfesta þá meginreglu að gögn sem eru rafræn í skjalasöfnum skilaskyldra aðila, skuli afhenda til rafrænnar langtímavörslu. Að sama skapi eigi að jafnaði að afhenda pappírsskjöl á því formi. Að mati félagsins er orðalag ákvæðisins ekki fyllilega skýrt og gæti skapað misskilning í framkvæmd. Þannig mætti líta svo á að orðið „snið“ eigi við um skráargerð rafrænna skjala (.doc, .pdf o.s.frv.). Í dag er skýrt kveðið á um að skjalamyndara ber að skila gögnum í svokallaðri vörsluútgáfu til opinbers skjalasafns. Þetta er sambærilegt við það að skila ber pappírsskjölum frágengnum með ákveðnum hætti. Til þess að ekki skapist sú staða að skjalamyndarar geti vísað til þessa ákvæðis í lögum um opinber skjalasöfn og hafnað því að skila rafrænum skjölum öðruvísi en í nákvæmlega þeirri mynd sem þau eru geymd hjá viðkomandi skjalamyndara, þarf að skilgreina betur hvað átt er við með orðinu „snið“. Varðandi sama ákvæði bendir félagið einnig á að rétt getur verið að skerpa á því hvað átt er við með orðalaginu „…sem skjölin urðu til á.“ Það er orðið vel þekkt verklag að erindi sem berast opinberum stofnunum á pappír eru strax við móttöku skönnuð inn í rafræn skjalavörslukerfi. Í því tilfelli vaknar sú spurning hvort varðveita beri upprunaleg eintök á pappír í 30 ár, meðan að rafrænt afrit er vistað í skjalakerfi og afhent til langtímavarðveislu eftir fimm ár. Varðandi 5. gr. vill félagið benda á að ástæða getur verið til að gera greinarmun á því hvort um er að ræða einstakling sem kallar eftir leit og afriti af gögnum sem varða viðkomandi sjálfan, jafnvel viðkvæmar persónuupplýsingar, eða hvort um er að ræða einstakling eða fyrirtæki sem er að leita að gögnum til hagsmunagæslu, rannsókna, eða hreinlega af áhuga á viðfangsefninu. Í fyrra tilfellinu verður að líta svo á að réttur viðkomandi sé mjög ríkur til að nálgast upplýsingarnar sem um ræðir og að fara verði varlega í að koma upp fjárhagslegum hindrunum sem gætu leitt til mismununar einstaklinga á grundvelli efnahagslegrar stöðu þeirra. Að lokum vill félagið benda á að í síðustu mgr. 6. gr. eru taldir upp nokkrir þættir sem fallið geta undir raunkostnað við varðveislu skjala. Þar er ekki minnst á húsnæðiskostnað, sem verður þó að teljast einn af allra mikilvægustu kostnaðarþáttunum, og telur félagið ástæðu til að úr því verði bætt verði frumvarpið lagt fyrir Alþingi.